Dokumente einfacher freigeben
Mit den Office-2016-Programmen ist die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten wesentlich einfacher und besser möglich als bisher. Arbeiten mehrere Anwender in einem Team zusammen an einem Dokument, erscheint ein kleines Fenster mit einem Bearbeitungshinweis an der entsprechenden Stelle. Sie können diese Funktion in Office 2016 auch ohne SharePoint und Office 365 nutzen.
Um Dokumente mit anderen Anwendern zu teilen, mussten Sie bis dato das Dokument in OneDrive speichern und danach freigeben. In Office 2016 hat Microsoft die neue Schaltfläche Freigeben oben rechts integriert. Über diese Schaltfläche speichern Sie Dokumente direkt in OneDrive. Anschließend haben Sie die Möglichkeit, direkt aus dem Office-Programm heraus Daten freizugeben.
Der jeweils andere Anwender erhält eine E-Mail mit direktem Link zum freigegebenen Dokument. Dieser muss nur angeklickt werden. Eine Anmeldung an OneDrive ist für den Kontakt nicht notwendig. Neben dem Teilen per E-Mail können Sie auch direkt einen Freigabe-Link in Word erstellen. Den Link können Sie per E-Mail oder auf einem anderen Weg teilen.
Dokumente gemeinsam bearbeiten
Bearbeiten Anwender ein Dokument direkt über OneDrive in Word Online weiter, erhält der eine User mit Office 2016 eine Information, dass andere Nutzer das Dokument ebenfalls verwenden. Auch in Word Online ist zum Beispiel die Bearbeitung durch mehrere Personen zu sehen. Abschnitte, die von einem Anwender bearbeitet werden, sperrt Office automatisch für die Bearbeitung, bis ein Nutzer an dem Abschnitt nicht mehr arbeitet.
E-Mails besser verwalten
Outlook 2016 arbeitet ebenfalls mit dem MAPI-HTTP-Protokoll, das Microsoft mit Outlook 2013 SP1 eingeführt hat. Die MAPI-HTTP-Verbindung ist sicherer und schneller. Sie können aber einstellen, welche Clients die verschiedenen Verbindungen nutzen sollen. Clients, die älter als Outlook 2013 SP1 sind, verwenden weiterhin RPC über HTTP. Das ist auch in Exchange 2013 SP1 standardmäßig für Outlook 2013 SP1 eingestellt, lässt sich jedoch jederzeit ändern. Generell hat Microsoft die Geschwindigkeit von Outlook verbessert. Das ist vor allem dann erfreulich, wenn Sie mit langsamen Internetverbindungen arbeiten.
Bereits in Outlook 2013 konnten Sie in den Konteneinstellungen festlegen, aus welchem Zeitraum E-Mails heruntergeladen werden sollen. In Outlook 2016 hat Microsoft nun die Optionen erweitert und mehr Zeiträume definiert, die Anwender auswählen können. Dadurch lässt sich deutlich Speicherplatz auf Client-Rechnern sparen.
Ebenfalls neu ist der Verlauf beim Anhängen von Dateien. Outlook 2016 merkt sich die Dateien, die Sie an andere Anwender verschickt haben, und kann diese bei neuen E-Mails aus dem Verlauf anzeigen. Das erhöht die Effizienz, da Sie beim erneuten Versenden eines Dateianhangs diese einfach aus dem Verlauf verwenden können und die Datei nicht erst neu suchen müssen.
Assistenten nutzen
Mit Office 2016 kommt ein Assistent ins Spiel, der ähnlich wie einst in Office 2007 bei Problemen und der Arbeit mit Office unterstützt. Microsoft hat den Assistenten aber weniger nervig gestaltet als den berühmt-berüchtigten Karl Klammer und Co. Der neue Assistent kommt auch mit Fragen in natürlicher Sprache zurecht und erscheint nur noch als normales Symbol, nicht mehr als aufdringliche Figur im Vordergrund.
Der Assistent soll vor allem dabei helfen, Befehle im Menüband schneller und damit effizienter zu finden, ähnlich wie das Suchfenster in Windows. Viele Aufgaben lassen sich so rascher erreichen. Interessant ist hier auch die Möglichkeit, die zuletzt gesuchten Aufgaben im Verlauf zu finden. Benötigen Sie einen einmal gesuchten Befehl häufiger, erreichen Sie ihn direkt im Verlauf des Assistenten.
Besser suchen in Office 2016
Ebenfalls neu ist die verbesserte intelligente Suche in den Office-Programmen. Sie können direkt in den Office-Programmen im Internet nach Informationen Ausschau halten.
Diese Technik mit der Bezeichnung "Einblicke" (in Englisch: Insights) verbessert die effiziente Arbeit in Office, da Sie zum einen nach Begriffen schneller suchen können und zum anderen bessere Ergebnisse erhalten. Die intelligente Suche funktioniert in Word, Excel, PowerPoint und Outlook. Um nach einem Begriff zu suchen, reicht es auch aus, wenn Sie diesen mit der rechten Maustaste anklicken und "Intelligente Suche" auswählen.
Auf der rechten Seite erhalten Sie anschließend eine Leiste mit Suchergebnisse, Begriffen und Bildern zum ausgewählten Begriff.
Data Loss Prevention nutzen
Mit Exchange und SharePoint haben Administratoren die Möglichkeit, das Versenden von geheimen Daten über die Server zu verhindern. Bisher haben Client-Programme diese Funktionen zwar unterstützt, aber nicht aktiv verwendet, sondern nur die Reaktionen des Servers verarbeitet. Das soll sich mit Office 2016 ändern. Office-2016-Programme lassen sich besser steuern, was das Verarbeiten von geheimen Dokumenten angeht. Administratoren können über Richtlinien und Einstellungen besser steuern, welche Daten Anwender in Dokumente integrieren, noch bevor das Versenden oder ein Speichern in der Cloud erfolgt. Diese Funktion arbeitet also perfekt mit DLP-Mechanismen von Exchange, SharePoint oder Office 365 zusammen. Auf diesem Weg steuern Sie auch, welche Dokumente Anwender mit anderen Anwendern oder Empfängern im Internet teilen dürfen.
Office 2016 lässt sich außerdem besser an System Center anbinden. Das soll bei der Bereitstellung von Office-Programmen und bei der Installation von Updates helfen, die die Sicherheit erhöhen. Außerdem sollen Administratoren jetzt besser die Installation und Verteilung von Patches überwachen können. Vor allem in puncto Sicherheit ist das ein wichtiger Punkt.
Diagramme und Formeln zeichnen
In Excel 2016 hat Microsoft bessere Graphen integriert, die in Zukunft weiter ausgebaut werden sollen.
Neue Diagramme helfen dabei, Excel-Tabellen besser zu visualisieren. Neu sind die Diagramme Wasserfall, Histogramm, Pareto, Box-Whisker Plot (Kastendiagramm), Treemap und Sunburst Wollen Sie Formeln in Dokumente integrieren, können Sie diese in Office 2016 auch freizeichnen und dann konvertieren lassen.
Sie können zwar weiterhin über die Tastatur Formeln eingeben, in Office 2016 aber auch zeichnen. Das geht bei komplizierten Formeln oft schneller. Die Formeln werden im Fenster automatisch konvertiert. Fügen Sie Bilder ein, erkennt Office fehlerhafte Ausrichtungen und kann diese automatisch korrigieren.
Haben Sie Fragen oder brauchen Sie Hilfe? Sie können mich als Ihren Partner für Computerreparaturen und PC Wartung im Kreis Altenkirchen und dem Westerwald jederzeit kontaktieren (über das Kontaktformular auf dieser Seite) oder auch telefonisch (Impressum).
Ihr EDV/IT-Service Sascha Schmidt
Quelle: http://workshop.tecchannel.de/a/